「システム手帳を買ったけどスケジュール帳を使いこなせない」「最初はEverNoteでメモをとってたけど最近はアプリを起動するのも億劫になってきた」そんな経験はありませんか？
そんな時はついつい新しいシステム手帳を探してみたり、もっといいアプリが無いか探してみたりするもの。
でも問題はツールではなく使い方なのかもしれません。ツールの特性を理解して、毎日気持ちよく仕事をすすめましょう！
手書きの手帳とアプリの不満
手書きの手帳もアプリもそれぞれの良さが有ります。しかし実際に使ってみるとメリットよりも「手書きならできるのに…」「 アプリなら出来るのに…」といったデメリットの方が気になります。
手書きの不満 – 編集が苦手で紙の大きさの制約が大きい
- 追記や変更・検索・加工ができない
- 去年の手帳に書いてあったことを引き継ぐのが大変
- フリースペースが少ない
アプリの不満 – 入力が面倒
- 入力が面倒とくにスマホ版は苦痛
- フリーハンドで絵を書けない
- 会議中に入力していると印象が悪い
両刀使いにはコツが必要
「手書きとアプリを両方使えばのいいとこ取りができる」… と思いきや、実際にやてみると「どこに記録したか忘れた」「二度手間になっている」「手帳とスマホの両方を持ち歩く必要がある」といった新たな課題が発生します。
ツールを使いこなすにはもうひと工夫が必要な様です。
次に手帳とアプリを使い分けるコツを3つご紹介します。
コツ1 仕事のやり方を見直す
毎日終電まで仕事をしている人は仕事のやりかたに問題があるのかもしれません。仕事の量が多いのであればスケジュールや予算、仕事の難易度が高すぎる場合は体制を見直す必要が有ります。
手帳はあなたの仕事を補佐してくれますが、仕事自体を片付けてくれるわけではありません。
また、先にツールを選んでしまうとツールの制約があなたの制約になってしまいます。
あくまで主役はあなた。まず仕事の進め方を見なおしてからツールを選びましょう。
コツ2 手書きの手帳とアプリの役割を明確にする
「手帳とアプリのどちらに記録したかわからなくなった」という経験はありませんか？もしある場合は手帳とアプリの役割分担が不明確なのが原因かもしれません。
手帳の基本的な機能はスケジュール、ToDo、連絡先、メモの4つ。
これらの機能を手帳にするのかアプリにするのかキッパリ決めてしまいましょう。
とはいっても殆どの人は連絡先を携帯電話やスマートフォンの電話帳に登録しているはず。スケジュールとToDo、メモをどちらに記録するかを検討しましょう。
コツ2 完璧を求めずスピードを重視する
仕事を進める上で最も大切なリソースは時間です。
どんなに優秀な人でも時間が足りなければ良い仕事ができません。追い詰められるとせっかく巡ってきたチャンスに気づかなかったり掴み損ねることもあります。
ToDoやスケジュールは「完璧に記録する」よりも「どれだけ時間を生み出せるか」を重視してツールを選びましょう。
ツール選びの例
上記のコツをふまえて、「管理職」「現場のリーダー」「チームのメンバー」の例を挙げてみました。実際の仕事の状況に合わせてカスタマイズしてみて下さい。
管理職の場合
管理職の場合は1年単位でスケジュールが組まれていて大幅に変更されることはあまりありません。
将来のリスクと期待について常にアイデアを出して改善していきたいところ。でも部下の育成やコンプライアンスの遵守といった管理業務の負担も相当大きいはず。
スケジュール管理の負担がもともと小さく、管理業務を誰かに任せて自分はアイデアの捻出に注力したい。そんな管理職にお勧めなツールは以下のとおりです。
- スケジュール 1年先まで見渡せてすぐに記録ができるシステム手帳
- ToDo 取捨選択が得意で人に任せることもできるGTDアプリ
- メモ マインドマップをシステム手帳に手書きで記入
- 連絡先 スマートフォンのアドレス帳
現場のリーダーや管理職候補の場合
現場のリーダーは忙しい毎日を送っているはず。
クライアントやメンバーの都合でスケジュールの変更やタスクの追加は日常茶飯事。メンバーの進捗や品質の管理もしなければいけません。
スケジュールの変更に柔軟に対応しつつ、メンバーに適切な指示を出して仕事を進めたい。そんな現場のリーダにおすすめなツールは以下のとおりです。
- スケジュール 予定の変更に柔軟に対応できるスケジュールアプリ。スマートフォンから会社のスケジュールに接続できない場合はフリー手帳でBJSMもお勧め。
- ToDo チームのタスクは全員で共有できるWBS。自分のタスクは１週間単位でゴールを見直せるBJSM。BJSMアプリは使いづらいのでフリー手帳がお勧め。
- メモ 会議やミーティングの結果を一時的に保存するだけなのでフリー手帳かノート
- 連絡先 スマートフォンのアドレス帳
チームのメンバーの場合
１週間単位のスケジュールはリーダーが決めてくれるのですが、時折厳しいスケジュールだったりどれくらい時間がかかるかわからないタスクが振られることもあるはず。
自分が割り当てられた分野については自分が一番詳しいのですが、細かい部分は調査に時間が必要だったり、思い通りに作業が進まないことも。
スケジュールの管理よりもタスクを確実にこなすことの方が難しく、できれば無理のないスケジュールで仕事を進めたいチームのメンバーにお勧めなツールは以下のとおりです。
- スケジュール リーダーが作ったWBSを元に１週間先までToDoに落とし込む
- ToDo タスクを細かく記載できるToDoリスト。作業をしながら新しいToDoが発生することも多いはずなのでA4の紙にフォーマットを印刷したものを使用。
- メモ ミーティングの結果を一時的に保存するだけなのでノートかフリー手帳。リーダーとスケジュールの交渉をするため、作業ログを残せることが重要。
- 連絡先 スマートフォンのアドレス帳